Problematika
V průběhu kontrolního procesu často vzniká v rámci schůzek vícero verzí zápisů s připomínkami, které jsou sdíleny účastníkům a nejsou mnohdy aktuální. Často se připomínky „shromažďují“ v rámci jednoho textového nebo tabulkového dokumentu, jehož aktualizace podléhá lidskému faktoru. Důsledkem jsou dlouhé a neefektivní schůzky, které časově zatěžují všechny účastníky a mnohdy dochází i k opomenutí důležitých připomínek.
Dalším významným negativním bodem je častá nedohledatelnost správných dat (e-maily, XLS tabulky apod.) umístěných na různých PC zúčastněných a jejich časová návaznost.
Řešení
V ECM modulu má každý uživatel (účastník procesu) přístup k dokumentaci v reálném čase. Zde je možné vkládat připomínky ke všem částem dokumentace v rámci projektu, bez potřeby organizovaných schůzek. Předem definovaný správce projektu následně koordinuje celý proces a přiřazuje stavy k jednotlivým připomínkám (jaké budou odeslány dodavatelům a které zůstanou jako interní poznámka).
Přínosy
- Eliminace časově a organizačně náročných jednání.
- Zrychlení a zjednodušení připomínkovacího procesu.
- Odstranění ztrát připomínek v průběhu procesu.
- Možnost vložení připomínky k dokumentu grafickou formou.
- Dostupnost historie všech připomínek nad celou dokumentací s navigací z připomínky k danému dokumentu.
- Odbourání často nedohledatelné komunikace mimo systém (e-maily, XLS soubory apod.).