Problematika
Mezi zadavatelem a jeho dodavateli dokumentace probíhá neustálý proces vzájemného předávání a připomínkování dokumentace.
V praxi ovšem často nejsou jasně stanoveny role a zodpovědnosti účastníků procesu včetně časového sledu jednotlivých úkonů. Tímto pak vzniká velký prostor pro nekoordinovanou komunikaci mezi všemi subjekty. Výsledkem je značná časová náročnost pro udržení přehledu o aktuálním stavu předávané dokumentace. Následně z toho pramení sled různých nedorozumění a zbytečné vzájemné komunikace.
Řešení
Modul ECM platformy EB definuje softwarově řízené workflow, které je transparentní pro všechny zúčastněné. Je zajištěn proces s jasně definovaným začátkem, organizovaným sledem úkonů a jeho ukončením při tvorbě, kontrole, připomínkování a odevzdání dokumentace.
Přínosy
- Zkrácení procesu odevzdávání dokumentace.
- Transparentní proces s průběžnou informovaností pro všechny zúčastněné.
- Dohledání historie jednotlivých úkonů.
- Definice práv a zodpovědností jednotlivým uživatelům v procesu dle jejich hierarchie ve firmách.
- Zajištění souběžných procesů kontroly, připomínkování a odevzdávání dokumentace od více dodavatelů k jednomu technickému místu zadavatele.